Metaphorum B.V. , Versie 1.0 — 3 november 2026
Deze privacyverklaring beschrijft hoe Metaphorum B.V. omgaat met persoonsgegevens van bezoekers van onze website en van gebruikers en betrokkenen bij onze dienstverlening. De verklaring is opgesteld overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en onze Algemene Voorwaarden (versie 3.1), Verwerkersovereenkomst en Datalekprocedure.
1. Wie zijn wij en hoe bereikt u ons
Metaphorum B.V. is een Nederlandse ICT-dienstverlener, gespecialiseerd in software en hosting voor kwaliteitsmanagement en bedrijfsprocessen, waaronder de SaaS-platforms Meta-Q, Meta-CMS en Visual Broadcaster, alsmede ownCloud-hosting, e-mailhosting en advies- en implementatiediensten.
| Gegevens | Invulling |
| Bedrijfsnaam | Metaphorum B.V. |
| Vestigingsplaats | Wageningen, Nederland |
| KvK-nummer | 59928808 |
| BTW-nummer | NL001189327B80 |
| Algemeen contact | info@metaphorum.nl |
| Functionaris Gegevensbescherming / privacyvragen | support@metaphorum.nl |
| Verzoeken betrokkenen | support@metaphorum.nl (of via uw eigen organisatie, zie hoofdstuk 8) |
2. Kort samengevat
- Op deze website plaatsen wij geen cookies, gebruiken wij geen analytische of trackingtools en bieden wij geen nieuwsbrief aan.
- De enige manier waarop wij via de website persoonsgegevens ontvangen, is het contactformulier.
- Voor onze zakelijke klanten treden wij op als verwerker: wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op instructie van de klant en op basis van een Verwerkersovereenkomst.
- Alle gegevens worden verwerkt en opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
- Wij verkopen uw gegevens niet en geven deze niet door aan derden, behoudens de in hoofdstuk 6 genoemde subverwerkers.
3. Website en contactformulier
Onze website vraagt bij bezoek geen gegevens op: er worden geen cookies geplaatst, er is geen analytics- of trackingsoftware, er zijn geen social-media-plugins en wij bieden geen nieuwsbrief aan. De serverloggegevens van de website (zoals IP-adres en tijdstip van het bezoek) worden uitsluitend gebruikt voor de technische werking en beveiliging van de website en worden automatisch geroteerd.
Via het contactformulier kunt u ons een bericht sturen. Voor het afhandelen van uw bericht verwerken wij:
| Gegevens | Doel en grondslag | Bewaartermijn |
| Naam en e-mailadres zoals door u ingevuld; inhoud van uw bericht; technische metadata (zoals IP-adres en tijdstip). | Beantwoorden en afhandelen van uw contactverzoek. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) — directe communicatie met (potentiële) klanten en relaties. | De bewaartermijn voor contactformulierberichten bedraagt 12 maanden na afhandeling van uw vraag. |
De website wordt gehost binnen de EU op onze hostinginfrastructuur (Leaseweb, Amsterdam).
4. Onze diensten: verwerker voor onze klanten
Wanneer uw organisatie klant is van Metaphorum (bijvoorbeeld van Meta-Q, Meta-CMS, Visual Broadcaster, ownCloud-hosting of e-mailhosting), is uw organisatie verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker in de zin van de AVG. De verwerking wordt geregeld in een Verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG. Wij bepalen niet welke persoonsgegevens worden verwerkt, hebben geen inhoudelijke invloed op de gegevens en verwerken uitsluitend in opdracht van de klant. Geadviseerd gebruik van klantdata voor productverbetering gebeurt uitsluitend geanonimiseerd en geaggregeerd.
Welke gegevens in de praktijk worden verwerkt, hangt af van het gebruik door de klant. Volgens onze Verwerkersovereenkomst kunnen dat zijn:
| Categorie | Omschrijving |
| Betrokkenen | Medewerkers van de klant; klanten, cliënten of patiënten van de klant; leveranciers of derden van de klant |
| Gegevens | Naam- en contactgegevens; inhoud van documenten, formulieren en registers; e-mailinhoud en bijlagen; bestanden in cloudopslag; metadata zoals IP-adressen, logs en tijdstippen; inhoud van AI-chats |
| Verwerkingshandelingen | Opslag, structurering, beschikbaar stellen, verzenden (e-mail), synchronisatie (cloudopslag) en analyse en generatie van informatie (bij gebruik van AI-functionaliteit) |
| Bijzondere persoonsgegevens | Afhankelijk van het gebruik door de klant kunnen de gegevens bijzondere persoonsgegevens bevatten (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens in kwaliteitsregisters). Dergelijke gegevens verwerken wij uitsluitend op instructie van en in opdracht van de klant |
| Grondslag en doel | Uitvoering van de overeenkomst met de klant (art. 6 lid 1 sub b AVG); het ondersteunen van de bedrijfsprocessen en IT-omgeving van de klant |
Vragen of verzoeken over de verwerking van uw persoonsgegevens binnen een dienst van Metaphorum (bijvoorbeeld een cliënt- of medewerkersdossier in Meta-Q) kunt u het beste indienen bij de organisatie die onze klant is; deze is verwerkingsverantwoordelijke. Wij ondersteunen onze klanten bij het honoreren van dergelijke verzoeken.
5. AI-functionaliteit
Bepaalde modules (waaronder Meta-Q) bevatten optionele AI-functionaliteit. Bij gebruik daarvan worden gegevens geanalyseerd en wordt informatie gegenereerd. De inhoud van AI-chats wordt bewaard zolang de gebruiker dit wil. Voor deze functionaliteit is OpenAI als subverwerker ingeschakeld. Met de AI-functionaliteit worden geen geautomatiseerde beslissingen genomen met rechtsgevolgen voor personen, en vindt geen profilering als bedoeld in art. 22 AVG plaats.
6. Subverwerkers
Voor de uitvoering van onze diensten maken wij gebruik van de volgende subverwerkers. Zij zijn gevestigd of verwerken gegevens uitsluitend binnen de EER, zodat geen doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER plaatsvindt. Met alle subverwerkers hebben wij passende verwerkersovereenkomsten gesloten. Wij informeren klanten tijdig over wijzigingen in de inzet van subverwerkers.
| Subverwerker | Dienst | Locatie |
| Leaseweb Netherlands B.V. | Datacenterinfrastructuur en serverhosting (AMS-1) | Amsterdam, Nederland (EU) |
| Acronis International GmbH | Back-up en disaster recovery | Frankfurt, Duitsland (EU) |
| OpenAI | AI-functionaliteit | AI-pilot Q4 2026: USA Streven na AI-pilot: binnen de EU |
7. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verwerkt:
- Website en contactformulier: zie hoofdstuk 3; serverloggegevens worden automatisch geroteerd.
- Loggegevens en metadata in onze diensten worden automatisch geroteerd; de bewaartermijn verschilt per type log en is afgestemd op het doel van de logging.
- AI-chats worden bewaard zolang de gebruiker deze wil bewaren.
- Back-ups worden bewaard gedurende minimaal 90 dagen in een gescheiden omgeving (Acronis, EU); na afloop van de retentieperiode worden zij automatisch verwijderd.
- Na beëindiging van een overeenkomst heeft de klant gedurende 30 dagen recht op export van zijn data. Daarna verwijderen wij de klantdata uiterlijk binnen 90 dagen, conform de Verwerkersovereenkomst, tenzij een wettelijke bewaarplicht langer bewaren vereist.
8. Beveiliging van uw gegevens
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen conform art. 32 AVG, onder meer:
- Toegangsbeheer op basis van rollen en rechten (RBAC) en two-factor authenticatie (2FA), voor beheerders verplicht;
- Versleuteling van gegevenstransport (TLS 1.2 of hoger) en van opgeslagen gegevens;
- Logging van acties (wie, wat, wanneer) en continue monitoring van netwerk- en systeemactiviteit;
- Dagelijkse geautomatiseerde back-ups met herstelvoorzieningen (RTO < 4 uur, RPO < 24 uur);
- Patchbeheer: beveiligingsupdates binnen 72 uur na beschikbaarstelling;
- Jaarlijkse externe penetratietest en periodieke kwetsbaarheidsscans;
- Een vastgelegd Incident Response Plan met benoemde rollen en een jaarlijkse security-awarenesstraining voor medewerkers;
- Privacy by design en privacy by default bij de ontwikkeling en inrichting van onze producten.
Ons beveiligingsbeleid wordt minimaal jaarlijks herzien en is afgestemd op de vereisten van de AVG en de Nederlandse Cyberbeveiligingswet (NIS2).
9. Datalekken
Wij hanteren een “melden tenzij”-principe: bij twijfel wordt een incident als datalek behandeld. Bij een (mogelijk) datalek beperken wij direct de schade, volgt zo snel mogelijk (idealiter binnen enkele uren) een eerste beoordeling en wordt het incident vastgelegd in ons incidentenregister.
- Zijn wij verwerker, dan informeren wij de betrokken klant zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking, inclusief de aard van het incident, de betrokken gegevens en de genomen maatregelen, zodat de klant tijdig kan voldoen aan de wettelijke meldplicht jegens de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur).
- Zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke (zoals bij het contactformulier), dan melden wij een datalek waar nodig binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokken personen wanneer er een hoog risico bestaat.
Onze volledige Datalekprocedure is op verzoek beschikbaar.
10. Uw rechten
Onder de AVG hebt u de volgende rechten: inzage (art. 15), rectificatie (art. 16), verwijdering (art. 17), beperking van de verwerking (art. 18), gegevensoverdraagbaarheid (art. 20) en bezwaar (art. 21).
- Voor gegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken (zoals uw bericht via het contactformulier): stuur uw verzoek naar support@metaphorum.nl. Wij reageren binnen vijf werkdagen.
- Voor gegevens die wij namens een klant verwerken: richt uw verzoek tot de organisatie die onze klant is. Wij ondersteunen onze klanten bij het honoreren van verzoeken, voor zover dit binnen de dienstverlening mogelijk is.
11. Klachten en toezicht
Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, laat het ons weten via support@metaphorum.nl. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
12. Wijzigingen in deze verklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of wetgeving. De actuele versie staat op onze website. Bij inhoudelijke wijzigingen die gevolgen hebben voor u, kondigen wij de wijziging vooraf aan op de website.